Dies ist ein Erfahrungsbericht von Caroline Boos. 

Erst als dieser Blog fast fertig war, ist mir bewusst geworden, dass er eigentlich ein öffentlicher Tagebucheintrag ist.

Er erzählt von meinen Erfahrungen als Projektassistenz in der Agentur Farner Consulting AG im Projekt «Birgit Nilsson Prize 2018». In diesem Projekt organisiert Farner die Preisverleihung des höchstdotierten Preises im Bereich Oper und klassische Musik, des Birgit Nilsson-Preises, gestiftet von der verstorbenen schwedischen Opernsängerin Birgit Nilsson.

Drei Monate sind zwar keine allzu lange Zeit, aber dennoch ist einiges passiert und ich werde einiges an Erfahrung mitnehmen. Aber wer genau steckt jetzt hinter diesem Beitrag? Ich heisse Caroline, bin 23 und habe gerade meinen Bachelor im Fach Medienmanagement an der Hochschule für Musik, Theater und Medien Hannover abgeschlossen. Bei Farner bin ich nicht zum ersten Mal. Schon 2015 war ich für ein Praktikum während meines Studiums da.

Ein Grossprojekt mit zig Schnittstellen

Und jetzt zum ersten Arbeitstag. Am Vormittag sass ich im wöchentlich stattfindenden Statusmeeting des Teams. Ich dachte, «Perfekt, da bekommst du vielleicht schon einen guten Einblick in das Projekt». Im Nachhinein dachte ich «Never mind, vielleicht beim nächsten Mal».  

Und damit bin ich gleich bei der wohl grössten Herausforderung dieses Projekts: sich in diesem Grossprojekt zu orientieren und ein Verständnis für das grosse Ganze zu gewinnen. Alle Teammitglieder, die natürlich schon länger, meistens sogar zum wiederholten Mal für das Projekt arbeiten, verwenden Namen von Personen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Dateinamen, als würden sie nichts anderes machen. Verständlicherweise! Und man selbst hat noch nicht so richtig verstanden, wer jetzt für PR in den USA zuständig ist und wer wie viele Journalisten einladen darf.  

Aber es wurde schnell besser. Es braucht einfach ein bisschen Zeit und man kennt das Organigramm quasi auswendig, weiss, wer bei welcher Mail in CC muss und wer das finale OK für einzelne Produkte geben kann. Ziemlich hilfreich dabei und ausserdem sehr spannend war die Pressekonferenz in Stockholm, an der die Preisträgerin des Birgit Nilsson Preises 2018 bekannt gegeben wurde und bei der ich mit dabei sein konnte.

Pressekonferenz in Stockholm

Mitte Mai war ich also mit fünf Kollegen und Kolleginnen in Stockholm, um bei der Pressekonferenz mitzuhelfen. Auf der einen Seite hat dieses Event, wie bereits angemerkt, enorm dabei geholfen, den grossen Zusammenhang des Projekts zu verstehen: Wenn man einmal alle beteiligten Personen gesehen und mit ihnen gesprochen hat, sieht, wie die Verantwortlichkeiten an einem solchen Tag strukturiert sind, und das Event abends mit den Kollegen und Kolleginnen Revue passieren lassen kann. Auf der anderen Seite ist es natürlich auch spannend zu sehen, wie ein solches Event abläuft und wer was vor Ort übernimmt. 

Mein persönliches Highlight auf der Pressekonferenz waren die Interviews, die ich führen durfte, um sie im Nachhinein auf Facebook zu veröffentlichen. Interviewed haben wir zum Beispiel die Herausgeber der Bücher, CD und DVD anlässlich von Birgit Nilssons hundertstem Jahrestag sowie Personen, die bei der Preisverleihung im Oktober involviert sind.

Farner organisierte die Pressekonferenz in Stockholm

In Stockholm selbst haben wir uns den richtigen Raum, die richtige Position für Handy und Stativ ausgesucht, um den zu Interviewenden sowie das Branding der Stellwand natürlich top in Szene zu setzen. Eigentlich hat nur die Maske gefehlt.

Interviews in Stockholm

Aber letztendlich, wie das beim Eventmanagement manchmal so ist, kam dann doch alles etwas anders als geplant. Der Raum, in dem wir die Interviews machen wollten, war noch wegen eines Presseinterviews besetzt. Also sind wir spontan in den grossen Raum ausgewichen, in dem zuvor die Pressekonferenz stattgefunden hatte. Und weil zwei Personen ihre Interviews nicht wie geplant führen konnten oder wollten, wurden spontan neue Interviewpartner akquiriert. Fragen für diese beiden hatten wir nicht vorbereitet.

Mit den beiden neuen Interviewpartnern haben wir dann auch gleich angefangen und ich dachte mir: «OK, einfach so tun, als würdest du solche spontanen Interviews jeden Tag machen.»

Meine Learnings

So spannend es auch ist, in einem so internationalen und vielseitigen Grossprojekt zu arbeiten, gehört es hier dazu, dass einige Abstimmungsprozesse länger dauern, als einem manchmal lieb ist. Es sind einfach viele Personen involviert, die beispielsweise Texte abnehmen müssen bevor sie veröffentlicht werden dürfen.

Obwohl ich im Oktober erstmal meinen Master starten will, kann ich mir einen Beruf im Event-Marketing und Eventmanagement sehr gut vorstellen. Und dafür kann ich sicher ein paar Learnings mitnehmen: 

  • Ich bin auch in diesem Projekt wieder erstaunt, wie viel Stunden an Arbeit, wie viele kleine Details und Überlegungen hinter einem Event stecken. Als Aussenstehender mag man das nicht glauben oder darüber schmunzeln, aber wenn man sieht, was sich alles an Planung hinter einem Event verbirgt, sieht man es wirklich mit anderen Augen.  
  • Es macht auch als Projektassistenz Spass, wenn man sieht, wie aus hunderten von Emails, Excel-Listen, Besprechungen und Dokumenten ein reales Event wird, wie zum Beispiel die Pressekonferenz im Mai, aber sicherlich auch die eigentliche Preisverleihung des Birgit-Nilsson-Preises im Oktober 2018.  
  • Und damit sind wir bei Learning Nummer 3: Obwohl dieses Projekt so gross ist und so unglaublich viele Aufgaben beinhaltet, sind es die Details, die das Projekt perfekt werden lassen und letztendlich rund machen. Und den Überblick über das grosse Ganze und gleichzeitig die kleinsten Details zu haben, das ist wohl die grösste Herausforderung.  

Und diese Learnings kann man meiner Meinung nach nur aus Arbeits- und Praxiserfahrung ziehen. Als Studentin fällt mir auch in dieser Projektassistenz wieder auf, wie sehr sich doch das wissenschaftliche Arbeiten an der Uni und das praktische Arbeiten in der Berufswelt unterscheiden. Und während ich mich im Studium doch das eine oder andere Mal gefragt habe, was eigentlichgenau meine berufliche Qualifikation ist, habe ich es durch die Praktika und auch jetzt bei meinem zweiten Mal bei Farner mehr und mehr sehen und lernen können.  

Event-Projektleiterin Susanne Bader (links) führte mich ins Event Management ein

Was kommt jetzt noch?

Wie ich ja bereits angesprochen habe, findet im Oktober dieses Jahr die Preisverleihung des Birgit Nilsson Preises 2018 in Stockholm statt. Und je mehr ich mich in das Projekt eingearbeitet habe, umso trauriger wurde ich eigentlich, dass meine Projektassistenz Ende Juni schon wieder vorbei ist. Drei Monate gehen eben wirklich schnell vorbei. Gefühlt kommt man gerade rein und dann ist die Zeit auch schon wieder um.

Man braucht ja immer etwas Zeit um in ein Projekt, ein Team und dessen Arbeitsabläufe reinzukommen. Und je mehr ich mich in das Birgit-Nilsson-Projekt eingearbeitet habe, umso schwieriger wurde es dann wieder zu gehen. Aber ich möchte gerne im Oktober dieses Jahr meinen Master starten und der beginnt sehr wahrscheinlich dann, wenn auch die Preisverleihung stattfindet.  

Insgesamt hat mir im Projekt und im Team sehr gut gefallen, dass ich von Anfang an mein Wissen und meinen Input liefern konnte. Mit dem wöchentlichen Presse-Monitoring und der Planung, Kreation und Veröffentlichung des Facebook-Contents habe ich nach kurzer Zeit meine eigenen Aufgabenbereiche bekommen, die ich eigenständig bearbeite und mich immer wieder mit den verantwortlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen abspreche.

Und das Team, das ich grösstenteils noch aus meinem ersten Praktikum kannte, hat sicherlich einen grossen Teil dazu beigetragen, dass ich die drei Monate auf jeden Fall genossen habe. Also, liebes Birgit-Team, vielen, vielen Dank für die wiederum gute Zeit bei Farner und vielleicht sehen wir uns im Oktober in Stockholm. Aller guten Dinge sind drei, würde ich sagen :)