Nina Stemme hat am 11. Oktober 2018 den mit einer Million Dollar höchstdotierten Musikpreis in der Klassik in der Royal Swedish Opera in Stockholm erhalten. Überreicht wurde der Preis von König Carl XVI Gustaf von Schweden persönlich. Plácido Domingo (2009), Maestro Riccardo Muti (2011) und die Wiener Philharmoniker (2014) waren die bisherigen Preisträger. Nach einem Sänger, einem Dirigenten, einer Institution ist es nun eine Schwedin, die den Preis erhält.

Dieser Beitrag ist in der November-Ausgabe von «Sponsoring Extra» zum ersten Mal erschienen. 

Seit Beginn ist Farner mit den umfassenden Kommunikationsaufgaben des internationalen Grossanlasses betraut (Event-Management, Media Relations, Website, Werbung, Digital Marketing). Ziel ist es, die Etablierung des Preises und die internationale Aufmerksamkeit weiter zu steigern. Der Birgit Nilsson Prize wird als einzigartiger, exklusiver Anlass im internationalen Umfeld positioniert und erzielt weltweites Medieninteresse. Wie ist ein so anspruchsvolles Projekt zu managen und zu einem für alle Beteiligten erfolgreichen Abschluss zu bringen?

Kundennähe schafft Vertrauen

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden – der Birgit Nilsson Foundation – hat sich über die Jahre von einem förmlichen, distanzierten Umgang zu einer vertrauensvollen Beziehung entwickelt. Es erfordert Zeit, Professionalität und Einfühlungsvermögen, um einen guten Kundenkontakt aufzubauen und zu verstehen, was in einem Mandat besonders wichtig ist.

Ein anspruchsvoller Kunde, der Höchstleistung auf ganzer Ebene fordert. Gut ist nicht gut genug, Perfektion wird angestrebt. Es ist ein schöner Vertrauensbeweis, wenn dann nach langer Zeit eine Äusserung «Du machst das schön, ich verlass’ mich ganz auf dich» kommt. Aber das bedeutet auch Verantwortung und stellt eine Verpflichtung dar, Höchstleistung zu liefern. Im Gegensatz zu vielen anderen Bereichen in der Kommunikation ist das Event-Business gnadenlos, da es nur eine Chance gibt. Alles muss auf den Tag X hin fertig sein. Es gibt im Nachhinein keine Entschuldigung.

Für die Projektleitung heisst das, Verantwortung zu übernehmen, den Kopf hinzuhalten, nicht nur Lob, sondern auch Kritik zu ertragen und einzustecken. Es heisst auch, sich nach aussen vor das eigene Team zu stellen und für Fehler geradezustehen, die jemand anders gemacht hat. Es erfordert Mut, alles auf eine Karte zu setzen.

Nur durch Nähe zum Kunden und durch Nähe zu den Mitarbeitern kann man das Wesentliche einer Aufgabe erkennen und relevante Entscheidungen treffen, um die bestmögliche Wirkung zu erzielen.

König Silvia, König Carl XVI Gustaf, Nina Stemme, Rutbert Reisch (Präsident der Birgit Nilsson Foundation)

Perfekte Planung und Teamwork führen zum Erfolg

Es sind unendlich viele Details, die man in solch einem Grossprojekt bearbeiten und beachten muss. Wie bündelt man diese? Wie kann man den Überblick behalten?

Jeder Schritt, jedes Detail der Organisation muss in Zeit- und Massnahmenplänen, To-do-Listen, Gesamtprojekt-Dokumentationen erfasst werden. Immer wieder stellt sich die Frage nach den geeigneten Tools. Die Auswahl ist Geschmackssache und sollte im Team entschieden werden. Denn jedes Tool (Excel, Wunderlist, Podio u.a.) ist nur so gut wie seine Nutzer.

Zu Beginn hilft es, das Projekt in Teilprojekte aufzuteilen. Das sind z.B. Media Relations, Produktionsmanagement, Gästemanagement, Werbemittel, Digital Marketing, Projektmanagement usw. Innerhalb jedes Teilprojekts gibt es wieder eine Zeitplanung.

Die Verantwortlichkeiten im Team müssen klar festgelegt und zugewiesen werden. Regelmässige Statusmeetings sind von grosser Bedeutung, damit jeder den Gesamtüberblick erhält und ein Gefühl dafür kriegt, wie alles zusammengehört. Inspiration und Motivation für die gemeinsame Sache immer mit dem Fokus auf das Ziel, den Event, sind wichtig.

Die Projektleitung dirigiert die Mitarbeiter, die Dienstleister, Partner – und den Kunden – achtsam auf dem Weg zum Finale. Es ist die Summe aller Teile, die einen Event zum Erfolg führen und ein grossartiges Erlebnis hervorbringen, das in Erinnerung bleibt!

Minutiöse Kontrolle der Namensschilder vor dem Gala Dinner

Herausforderung Gästemanagement

Besondere Bedeutung erhält das Thema Gästemanagement in der heutigen Zeit. Noch immer wirkt eine hochwertige, personalisierte, gedruckte Einladung wertvoller und hochkarätiger als eine elektronische. Der Empfänger realisiert sofort den Unterschied im Vergleich zu einer Masseneinladung.

Aber die Herausforderungen fangen ganz am Anfang an. Nämlich damit, dass Menschen heutzutage mobil sind. Die Menschen sind privat oder geschäftlich auf Reisen und können somit ihre Post gar nicht lesen.

Erschwerend hinzu kommt, dass die Post manchmal sehr lange braucht, wenn das Postgut denn überhaupt beim Empfänger ankommt. Der Aufwand des gesamten Einladungsprozesses bis hin zur Sitzordnung wird oft massiv unterschätzt.

Das Teilprojekt «Gästemanagement» sollte mit genug Ressourcen von Anfang an eingeplant und entsprechen budgetiert werden.

Sitzordnung – eine Sisyphusarbeit in Ko-Kreation

In sehr enger, minutiöser Zusammenarbeit mit dem Kunden und weiteren involvierten Partnern wurde die Sitzordnung erarbeitet. Eine gelungene Sitzordnung ist das Ergebnis von echter Ko-Kreation. Der Kunde brachte in diesem Fall seine Kenntnis und Wünsche zu den Gästen ein, das Projektteam ermöglichte die Abwicklung durch exakt geführte Namenslisten, Koordination der Drucksachen (Tickets und Namensschilder), Korrespondenz mit den Gästen usw.

Die Frage, wer neben wem und wo sitzt, ist zentral. Das gilt natürlich ganz besonders dann, wenn man das Protokoll des Königshauses zu beachten hat. Weiterhin ist es sinnvoll, dass man Rangordnung und auch persönliche Befindlichkeiten, soweit man diese kennt, beachtet. Eine wichtige Frage ist auch, trennt man Paare oder platziert man sie neben einander oder mindestens gegenüber.

Es gibt kein richtig oder falsch, aber überlegen sollte man es. Alles zum Wohle der Gäste! Denn die Stimmung und die Unterhaltungen am Tisch sind mit ausschlaggebend für ein gutes Erlebnis.