In unserem Blog-Artikel zu dramaturgischen Abläufen bei virtuellen Konferenzen haben wir aufgezeigt, dass es durchaus Möglichkeiten gibt, eine Online-Veranstaltung so zu strukturieren, dass Teilnehmende wie Markus nach der Veranstaltung applaudieren. Leider ist die Dramaturgie nur die halbe Miete.

Wie schaffen wir es, dass eine dramaturgisch perfekt gestaltete Online-Konferenz nicht nur auf dem Papier gut aussieht?

Für eine erfolgreiche Eventdurchführung hat man nur eine Chance. Keine Chance auf Wiederholungen, Verbesserungen oder Wiedergutmachungen. Sobald «Markus» eintrifft, muss es funktionieren! Jede Veranstaltung, egal ob virtuell oder physisch, mit vielen Gästen oder wenigen, ausgeklügelter oder simpler Dramaturgie, hat über ein Ziel: Sie soll (natürlich) positiv im Gedächtnis bleiben. Klar steht bei einer Konferenz oder einem Workshop der Inhalt im Fokus («Content is King»), aber es ist die Vorbereitung, die den Grundstein für gutes Gelingen legt.

Im Zentrum jeder Veranstaltung steht der Mensch

Es stehen bei jeder Veranstaltung viele verschiedene Akteure im Zentrum der Eventplanung – auch wenn sie während der Veranstaltung oft im Hintergrund agieren. Die Eventplanung ist immer in den Händen vieler verschiedenen Personen – auch wenn sie während der Veranstaltung oft im Hintergrund agieren. In einer perfekten Eventplanung geht es darum, ein reibungsloses Zusammenspiel aller Eventakteure zu orchestrieren. Häufig kommen die Akteure aus verschiedenen Fachbereichen und bringen unterschiedlichste Erfahrungen mit. Es ist also wichtig, seine Eventmitspieler*innen zu kennen, egal ob off- oder online.

Mögliche Akteure eines Events

Im virtuellen Workshop sind die Referent*innen, Moderator*in und Teilnehmenden die zentralen Eventakteure. Nun, wie gelingt ein perfektes Zusammenspiel dieser Akteure? Wie sieht eine detailtreue Planung aus? Was gibt es bei der Organisation zu beachten?

Eventabläufe definieren – und zwar minutiös!

Es ist zu empfehlen mit einem Gesamtregieplan zu beginnen. Darin wird der Gesamtablauf minutiös – auf die Minute genau – gelistet:

  • Was passiert wann mit wem und wie lange?
  • Welches Material, welche Unterlagen werden dafür benötigt?
  • Und wer stellt sicher, dass alles reibungslos funktioniert?

Jedem Punkt im Ablauf wird eine verantwortliche Person zugewiesen. Nicht mehrere! Eine Person, die dafür zuständig ist, dass diese Aufgabe zur rechten Zeit am rechten Ort umgesetzt wird. Wie ein solcher Regieplan aussehen kann, zeigt dieser Auszug:

Auszug eines Regieplans

Aufgrund der Detailtreue kann ein Regieplan sehr schnell, sehr umfangreich werden. Sobald die Gesamtplanung steht, empfiehlt es sich daher Planungsauszüge für jeden Akteur daraus zu schneidern.

Papier ist geduldig

Schulungen, Dry-Run und Rehearsal sind Pflicht, keine Kür

Auch bei virtuellen Events ist eine Generalprobe zwingend notwendig.

Vor jeder Veranstaltung muss sichergestellt werden, dass die Akteure keine offenen Fragen mehr haben und über ihre Aufgaben am Event bestens Bescheid wissen. Schulungen und Proben werden im Idealfall den Akteuren entsprechend zugeschnitten. Schulungen mit Referent*innen- und Moderator*innen laufen anders ab als ein Briefing einer Übersetzerin. Für Teilnehmende einer virtuellen Veranstaltung sind andere Vorinformationen wichtig als für den/die Videotechniker*in.

Genau wie die Veranstaltung selbst, müssen auch die Schulungen und Proben geplant und strukturiert sein:

Schritt 1: Pre-Read

Wir schicken Referent*innen und Moderator*innen vorab bereits die wichtigsten Informationen zu:

  • Agenda und Ziele der Schulung
  • Ablauf / Regieplan
  • Informationen zur Vorbereitung
    • Anleitung Download der virtuellen Event-Plattform (Bsp. Zoom, MS Teams, ViCo) mit Print Screens
    • Anleitung für Verwendung Plattform inkl. Print Screens
  • Online Meeting Knigge (Verhaltensregeln)
    • Infrastruktur
    • Login und Pausen
    • Verhalten während Präsentationen/ während Breakout Sessions
  • Kontaktperson bei Fragen

Schritt 2: Probe

Nun gut, mit dem Pre-Read sind die Speaker*innen theoretisch gut auf den Event vorbereitet. Warum noch eine Probe? Ein Event lebt von Detailtreue. Egal wie sauber geplant – unverhofft kommt oft. Ein Grossteil solcher Probleme wird erst beim effektiven Durchspielen der Aktivitäten sichtbar. So bleibt noch Zeit, Details anzupassen, zu üben oder Probleme auszumerzen.

Wir achten bei der Probe auf:

Auch Gäste brauchen Vorbereitung

So weit, so gut. Die Referent*innen und die Moderator*in wissen Bescheid. Aber was ist ein Anlass ohne Gäste? Gerade bei virtuellen Veranstaltungen ist auch für die Teilnehmenden etwas Vorwissen relevant. Proben können wir hier natürlich nicht. Umso wichtiger ist es, dass den Teilnehmern via Gästekommunikation die wichtigsten Informationen zugestellt werden. Et voilà, hier eine Checkliste:

Checkliste für Gäste-Unterlagen

Und mit diesem Beitrag beenden wir unsere Blogserie «Schluss mit Höllentrips durch digitale Events im Jahr 2021»: Jetzt steht die Dramaturgie, Interaktionen und Gruppenarbeiten und Networking sind geplant und die Akteure sind geschult. Somit sollte nichts mehr schiefgehen, oder? 😉 Viel Erfolg & vor allem Spass!

Illustration: Patrick Graf

Kontakt

Farner Consulting AG

Susanne Bader

susanne.bader@farner.ch