La « collaboration en ligne » n’a probablement jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. Lorsque la plupart des employé.e.s travaillent depuis leur domicile et donc à distance, nous devons nous réorganiser au sein de l’équipe et/ou avec les clients.  Avec les outils numériques, les réunions « à distance » sont possibles (presque) sans problème – mais il faut une base commune, afin de faciliter des réunions productives et axées sur les objectifs. Chez Farner, nous nous basons sur le guide suivant :

1. « Code de conduite des réunions en ligne » comme un terrain d’entente

Pour que chacun.e aborde une réunion en ligne avec les mêmes attentes et puisse mener une réunion satisfaisante, nous utilisons notre « code de conduite des réunions en ligne ».

« Code de conduite des réunions en ligne »

–   Choisir une pièce calme avec une bonne acoustique et/ou un casque

–   Minimiser les distractions (par exemple, mettre les Mails, Mobile et Slack sur « off »)

–   Utiliser la fonction vidéo par défaut (important pour les gestes/mimiques)

–   Participer de façon concentrée

–   Faire des discours courts, afin que chacun.e puisse s’exprimer (règle des 30 secondes)

–   Activer la fonction « muet » lorsqu’on ne parle pas

–   Minimiser les bruits de frappe (audible !) 

Attention : Les règles doivent être communiquées à l’avance à tou.te.s les participant.e.s internes et externes.

2. « Une bonne préparation est la clé »

Une grande partie de la préparation reste similaire à celle des réunions physiques. Par contre, il est crucial que la préparation soit encore plus consciencieuse.

Important :

Structure claire : Modérateur/modératrice de la réunion

Une bonne structure est importante dans chaque réunion – qu’elle soit physique ou en ligne. Pour les réunions en ligne, il est recommandé d’ajouter les éléments suivants :

  • Prévoir 10-15′ pour s’assurer que la partie technique fonctionne pour tou.te.s les participant.e.s
  • Prévoir de la réserve pour les imprévus : les sujets techniques peuvent prendre du temps
  • Pour les longues réunions (>60min), vous devez faire des pauses et vous déconnecter !
  • Préparer les documents à présenter en format paysage (par exemple Visio)
  • Distinguer clairement les contributions du modérateur ou de la modératrice/animateur ou animatrice de la discussion, et introduire les règles de prise de parole pour les différentes parties de la modération
  • Clarifier explicitement le rôle du modérateur ou de la modératrice/co-modérateur ou co-modératrice (surtout lorsqu’il s’agit de travail visuel) : définir exactement qui prend des notes et quand (définir la journalisation) / partage l’écran / prend le contrôle

Invitation détaillée à la réunion

Pour que chacun.e puisse commencer une réunion bien préparé.e, l’invitation aux participant.e.s doit inclure les informations suivantes en plus des détails habituels, tels que la durée de la réunion, l’objectif, l’ordre du jour, le lieu (ou les données de connexion) et, le cas échéant, la consigne/préparation :

  • Le code de conduite des réunions en ligne comme élément de base pour tou.te.s
  • Une courte instruction technique de l’outil choisi (selon les fonctions utilisées dans la session, par exemple la fonction de chat, le vote, le partage d’écran, etc.)
  • Une demande à ce que chacun.e contrôle sa propre préparation technique avant la réunion
  • Suivre une instruction technique / se familiariser avec l’outil
« Ready to copy » pour les invitations aux réunions

Vous pouvez copier le texte suivant dans l’invitation :

Outre la préparation du contenu de la réunion, veuillez également vérifier :

–   Votre équipement technique (caméra, microphone, connexion internet) fonctionne-t-il ?

–   Connaissez-vous les fonctionnalités requises des outils que vous utilisez (par exemple, la mise en sourdine, le chat, etc.) ?

Si nécessaire, notez-les également :

–   Qui fait la modération / prend le lead ?

–   Qui rédige les procès-verbaux ?

 

Vérifier la préparation technique à l’avance

Même si vous l’avez déjà fait plusieurs fois, il y a généralement des problèmes techniques au début. Les fonctionnalités et les détails techniques sont également différents selon l’outil. Prévoyez donc du temps avant la réunion pour vous assurer de votre propre préparation technique (y compris le code de conduite) :

  • Tester la caméra, l’acoustique, et s’assurer d’être dans une pièce silencieuse
  • Veiller à ce que la qualité de l’internet soit suffisante pour les réunions en ligne
  • Pour le modérateur ou la modératrice : tester les fonctionnalités de modération de l’outil
  • Pour les participant.e.s : suivre les instructions techniques / se familiariser avec l’outil

3. Une introduction cohérente au début de la réunion

Une base et une introduction communes permettent de préciser les attentes et ainsi d’éviter les déceptions dues à une réunion insatisfaisante et/ou non structurée.

Cette partie, qui est souvent ignorée/négligée dans les réunions physiques, devient encore plus centrale lors de réunions en ligne :

  • Commencer par un court enregistrement : s’assurer que les participant.e.s sont prêt.e.s techniquement par un court tour de bienvenue (caméra et acoustique)
  • Présenter l’objectif et le programme, prévoir des pauses
  • Clarifier le code de conduite et les conditions générales
    • Présenter les modérateurs / modératrices et les participant.e.s aux réunions
    • Répéter le code de conduite
    • Introduire les règles de prise de parole applicables (selon la situation, voir point 4)
    • Si c’est le cas, attirer l’attention sur le fait qu’une réunion est enregistrée
  • Clarifier la manière dont les résultats de la réunion sont enregistrés et mis à disposition par la suite

4. Les règles de la communication

Tout le monde connaît cette situation désagréable lorsque, dans une réunion en ligne, tout le monde parle en même temps, ou au contraire personne ne parle du tout. Un bon outil avec une bonne qualité de transmission permet de juger les expressions faciales/gestes des participant.e.s, comme dans une réunion physique. Afin d’adapter autant que possible l’expérience à la « réalité physique », différentes règles s’appliquent selon les situations :

Règles de communciation

–   Lors des présentations : tou.te.s les participant.e.s passent en mode silencieux. Les demandes de prise de parole sont enregistrées au moyen d’un signal manuel (numérique) (en chat, si nécessaire). Le modérateur/la modératrice de la réunion décide d’accepter ou non des questions/commentaires, et accorde le droit de parole.

–   Réunion de travail/discussion : tou.te.s les participant.e.s sont invité.e.s à discuter. Les règles connues s’appliquent, telles que :

–   Règle des 30 secondes par déclaration

–   Ne pas couper la parole / être attentif

Nous espérons que ces conseils vous aideront à rendre vos réunions en ligne aussi faciles que possible, même en ces temps inhabituels ! Au fond, comme partout, la pratique rend parfait. La routine réduit la peur des contacts.

Prenez soin de vous !