«Digital Collaboration» war wohl noch nie so bedeutend wie heute. Wenn sich die meisten Mitarbeitenden im Home Office und somit remote befinden, müssen wir uns im Team und/oder mit Kunden neu organisieren.

Mit digitalen Tools wie Zoom, GoTo-Meetings, Skype, MS Teams etc. sind sogenannte «remote meetings» zwar (fast) problemlos möglich – es bedingt aber einer gemeinsamen Grundlage, um zielführende und produktive Abstimmungen zu ermöglichen.

Wir bei Farner halten uns dabei an folgende Leitlinien:

1. «Online-Meeting-Knigge» als gemeinsame Grundlage

Durch unseren «Online-Meeting-Knigge» gehen alle Teilnehmenden mit den gleichen Erwartungen an ein Online-Meeting heran und ermöglichen ein befriedigendes Meeting:

«Online-Meeting-Knigge»

–   einen ruhigen Raum mit guter Akustik und/oder Headset wählen

–   Ablenkung minimieren (bspw. Mails, Mobile und Slack auf «off» stellen)

–   Videofunktion wird standardmässig genutzt (wichtig für Gestik/Mimik)

–   konzentrierte Teilnahme

–   kurze Wortbeiträge, damit jeder zu Wort kommt (30-Sekunden-Regel)

–   sich auf stumm schalten, wenn man nicht spricht (über Tool)

–   Tippgeräusche minimieren (hörbar!)

Achtung: Der Knigge muss jeweils allen internen und externen Teilnehmern vor einem Meeting kommuniziert werden.

2. «Preparation is key»

Ein grosser Teil der Vorbereitung bleibt ähnlich wie für physische Meetings. Es ist jetzt aber zentral, die Vorbereitung jetzt noch gewissenhafter anzugehen.

Dabei zentral:

Klar strukturieren: Moderator(in)/Meeting-Verantwortliche(r) als Regisseur(in)
Eine gute Struktur ist in jedem Meeting wichtig – ob physisch oder online. Online empfehlen sich aber folgende Ergänzungen:

  • Check-In von 10-15min einplanen, um die Technik bei allen Teilnehmenden sicherzustellen
  • Puffer für Unvorhergesehenes einbauen: technische Themen können Zeit kosten
  • Bei langen Meetings (>60min) Pausen einbauen: da soll man offline gehen!
  • Dokumente, die gezeigt werden, im Querformat vorbereiten
  • Input- und Diskussionsteile klar trennen und die Sprechregeln für die einzelnen Teile in der Moderation einführen
  • Rolle Moderator(in)/Co-Moderator(in) explizit klären (v.a. wenn visuell gearbeitet wird): genau festlegen, wer wann mitschreibt (Protokollierung definieren) / den Bildschirm teilt / die Steuerung übernimmt

Ausführliche Meeting-Einladung
Damit alle gut vorbereitet in ein Meeting starten können, gehören in die Einladung an die Teilnehmenden neben den gängigen Angaben wie Meetingdauer, Ziel, Agenda, Ort (resp. Einwahldaten) und ggf. Auftrag/Vorbereitung auch folgende Angaben:

  • Online-Meeting-Knigge als Grundlage für alle
  • kurze technische Instruktion des gewählten Tools (je nach Funktionen, die in der Sitzung verwendet werden, bspw. Chat-Funktion, Abstimmung, Screen-Sharing etc.)
  • eine Bitte, die eigene technische Readiness vor dem Meeting sicherzustellen (Kamera, Mikrophon, Internetverbindung)
  • technische Instruktion durchgehen / sich mit dem Tool vertraut machen
«Ready to copy» für Online-Meeting-Einladungen

Folgenden Text kannst du jeweils in die Einladung reinkopieren:

Bitte prüfe neben der inhaltlichen Vorbereitung des Meetings auch:

–   Funktioniert dein technisches Equipment (Kamera, Mikrophon, Internetverbindung)?

–   Kennst du die benötigten Funktionalitäten des genutzten Tools (bspw. Stumm-Schaltung, Chat etc.)?

Gegebenenfalls auch aufführen:

–   Wer moderiert/übernimmt den Lead?

–   Wer schreibt Protokoll?

Technische Readiness vorab prüfen
Obwohl man es schon diverse Male gemacht hat, gibt es dann zu Beginn meist doch wieder technische Schwierigkeiten. Auch sind die Möglichkeiten und technischen Feinheiten pro Tool verschieden. Entsprechend vor dem Meeting Zeit einplanen, um die eigene technische Readiness sicherzustellen (inkl. Knigge):

  • Kamera, Akustik, ruhigen Raum testen
  • sicherstellen, dass die Internetqualität für Online-Meetings ausreicht
  • für Moderator(in): Moderations-Funktionalitäten des Tools testen
  • für Teilnehmende: technische Instruktion durchgehen / sich mit dem Tool vertraut machen

3. Konsequente Einführung zu Beginn des Meetings

Eine gemeinsame Grundlage und Einführung helfen, die Erwartungen zu schärfen und Enttäuschungen aufgrund eines unbefriedigenden und/oder unstrukturierten Meetings vorzubeugen. Dieser Teil wird bei physischen Meetings oft übersprungen oder vernachlässigt. Online wird er noch zentraler:

  • zu Beginn ein kurzes Check-In durchführen: technische Readiness der Teilnehmenden durch kurze Begrüssungsrunde sicherstellen (Kamera und Akustik)
  • Ziel und Agenda vorstellen, Pausen einführen
  • Knigge und Rahmenbedingungen nochmals klar machen
    • Moderatoren/Meeting-Verantwortliche vorstellen
    • Knigge wiederholen
    • geltende Sprechregeln einführen (je nach Situation, siehe Punkt 4)
    • darauf aufmerksam machen, falls Meeting aufgenommen wird
  • klären, wie Ergebnisse des Meetings protokolliert und anschliessend zur Verfügung gestellt werden.

4. Sprechregeln

Jeder kennt die unangenehme Situation, dass in einem Online-Meeting entweder alle miteinander oder dann überhaupt niemand spricht. Ein gutes Tool mit guter Übertragungsqualität unterstützt, die Mimik/Gestik der Teilnehmenden, abschätzen zu können. Um das Erlebnis möglichst an die «physische Realität» anzupassen, gelten in verschiedenen Situationen verschiedene Regelungen:

Sprechregeln

–   Input-Präsentation: Alle Teilnehmenden schalten sich auf stumm. Wortmeldungen werden durch ein (digitales) Handzeichen (zur Not: im Chat) angemeldet. Der/die Moderator(in)/Meeting-Verantwortliche entscheidet, wann Fragen/Anmerkungen angenommen werden und erteilt Rederecht.

–   Arbeitsmeeting/Diskussionsrunde: alle Teilnehmenden sind zur Diskussion aufgefordert. Es gelten die bekannten Regeln, wie

–   30-Sekunden-Regel pro Aussage

–   einander ausreden lassen / nicht ins Wort fallen

Hoffentlich helfen euch diese Tipps, eure Meetings auch in ungewöhnlichen Zeiten möglichst reibungslos durchführen zu können! Grundsätzlich gilt wie überall: Übung macht den Meister! Die Berührungsangst wird durch Routine immer kleiner.

Bleibt gesund!