Ihr erinnert euch an Markus aus diesem Blog-Beitrag und den Moment des Erschauderns, als er auf das Programm der Kader-Konferenz blickt? Heute teile ich mit euch, wie wir virtuelle Konferenzen und Workshops so gestalten, dass wir einen «Applaus» statt eine «Facepalm» kriegen.

Es geht gerne vergessen, aber: Wie im physischen Raum sollten auch Online-Workshops und -Konferenzen einer vorgedachten Struktur – einer «Dramaturgie» – folgen, um effektiv zu sein. Gerade bei der Entwicklung von virtuellen Workshops und Konferenzen müssen wir künstlerische Finesse beweisen: Ständig in den Bildschirm zu blicken, ist anstrengend. Notifikationen buhlen um unsere Aufmerksamkeit. Zuhause halten uns Kinder, Katzen und Partner auf Trab. Umso mehr braucht es eine Dramaturgie, die dabei hilft, Teilnehmende bei Laune zu halten und entlang eines roten Fadens ans Ziel zu führen.

Zum «Applaus» in drei Akten

Auch bei virtuellen Workshops und Konferenzen halten wir uns an eine dreistufige Dramaturgie:

  1. Einführung: Vorstellen der Agenda und Ziele, Definieren der Gesprächsregeln in einem Online Meeting Knigge, Kontextualisierung mit einer Input-Präsentation
  2. Vertiefung: Bearbeiten einer Problemstellung in Kleingruppen (je nach Anzahl Teilnehmende), Rückpräsentation und Diskussion der Resultate im Plenum
  3. Abschluss: Priorisierung und Zusammenfassung der Resultate, nächste Schritte

Was im virtuellen Raum sonst noch wichtig ist:

  • Plant ein Onboarding ein, damit genügend Zeit vorhanden ist, um technische Probleme zu lösen (Beginn des Events also ca. 20-30 Minuten früher ansetzen)
  • Auf kurzweilige Inputs bestehen (einzelne Präsentationen auf max. 15 Minuten beschränken)
  • Interaktionen zwischen einzelnen Inputs einbauen (siehe auch in diesem Blog-Beitrag)
  • Regelmässige Pausen einplanen (10-15 Minuten nach ca. 45-60 Minuten)
  • Zeitliche Puffer einbauen, falls Präsentationszeiten überzogen werden oder technische Probleme auftreten

Soweit so gut – aber wie sieht das jetzt in der Praxis aus?

Unten seht ihr den Ablauf, den wir für die erste virtuelle Kader-Konferenz eines unserer Kunden entwickelt haben. Es nahmen rund 60 Personen an dieser fünfstündigen Zoom-Konferenz teil.

Virtuelle Konferenz abwechslungsreich gestalten

Die Konferenz dauerte fünf Stunden, das ist lange, kann aber unserer Meinung nach sehr gut funktionieren. Denn fünf Stunden lassen sich so (sterbenslangweilig) oder so (interaktiv) gestalten. Wie ihr seht, sind wir auch da in drei Akten vorgegangen: Bis zur Mittagspause fand eine intensive thematische Einführung statt. Der Fokus lag auf Informationsvermittlung, nichtsdestotrotz haben wir dafür unterschiedliche Formate verwendet. Sei es eine Umfrage, eine klassische Input-Präsentation im Plenum oder Projektpräsentationen und Murmelgruppen in Breakout-Sessions. Die Pause war mit 40 Minuten sehr grosszügig gerechnet, aber diesen Puffer haben wir für länger dauernde Diskussionen und Präsentation gebraucht. Im Nachhinein betrachtet haben wir aber eine unserer goldenen Regeln verletzt: Wir würden heute sicher kürzere, dafür regelmässigere Pausen einbauen.

Am Nachmittag wechselten wir in die Vertiefung mit einer Gruppenarbeit. Kleiner Tipp an dieser Stelle: Fordert eure Gruppen dazu auf, einzelne Rollen (Sprecher*in, Schreiber*in, Timekeeper etc.) zu verteilen. Apropos Schreiber: Wir haben den Teilnehmenden ein PowerPoint-Template zur Mitschrift zur Verfügung gestellt. Das ist eine der einfachsten Lösungen, da fast jedes Unternehmen mit der Microsoft-Palette arbeitet und keine weiteren Lizenzen und Tutorials für Whiteboard-Tools wie Miro, Lucidspark o.ä. benötigt werden. Ein kleines, aber feines Detail: Integriert das PowerPoint-Template in die Kalendereinladung und schickt es nicht im Voraus per E-Mail – die Teilnehmenden werden es garantiert nicht mehr in ihrem Postfach finden.

Und da sind wir auch bereits beim Abschluss. Den Tag haben wir mit einem Folgeauftrag für die Teilnehmenden und einer letzten Pulsmessung via Zoom beendet. Die Zoom-Umfrage ist sehr praktisch, da dadurch kein Medienbruch (wie z.B. bei der Nutzung von Mentimeter oder Slido) entsteht. Bereitet diese Umfrage jedoch unbedingt vor der Konferenz vor, sodass ihr nur noch entspannt auf «Umfrage starten» klicken müsst.

Ihr habt noch nicht genug?

Dann kontaktiert mich gerne für einen virtuellen Kaffee oder lest einen weiteren Artikel unserer Blog-Serie:

 

Illustration: Patrick Graf

Kontakt

Farner Consulting AG

Katarina Isailovic

katarina.isailovic@farner.ch